Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym dostępnym pod adresem ksef.vario365.eu („Serwis”).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest DocuSoft sp. z o.o. z siedzibą w Polsce („Administrator”).
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: biuro@docusoft.pl.

3. Zakres zbieranych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

  • dane podane w formularzu kontaktowym (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, treść zapytania),

  • dane dotyczące aktywności w Serwisie (np. adres IP, identyfikatory urządzeń, dane przeglądarki, informacje o wejściach na stronę i podstrony),

  • dane marketingowe/techniczne związane z kampaniami reklamowymi (np. parametry UTM, identyfikatory cookies/pikseli).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

  • Kontakt i obsługa zapytań (umówienie prezentacji rozwiązania, przygotowanie propozycji wdrożenia/oferty) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

  • Prowadzenie korespondencji i archiwizacja – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  • Marketing własnych usług (np. informowanie o rozwiązaniach związanych z KSeF i obiegiem dokumentów) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie komunikacji elektronicznej – zgodnie z właściwymi przepisami (zgody, jeśli wymagane).

  • Analityka i poprawa działania Serwisu – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  • Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora, w szczególności:

  • dostawcom hostingu i usług IT,

  • dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych,

  • dostawcom narzędzi do obsługi formularzy, CRM i komunikacji,

  • podmiotom świadczącym usługi księgowe/prawne – w zakresie niezbędnym.

Jeśli w Serwisie wykorzystywane są narzędzia reklamowe (np. Meta Pixel), dane mogą być przetwarzane również przez dostawców tych narzędzi na zasadach określonych w ich regulaminach i politykach prywatności.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi dostawców (np. analityka/reklama) dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne mechanizmy przewidziane w RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy:

  • przez czas niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji,

  • następnie przez okres uzasadniony celami archiwalnymi lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,

  • w przypadku działań marketingowych – do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody (jeśli była wymagana).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa:

  • dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych,

  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia,

  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub umówienia prezentacji.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,

  • analityki i statystyki,

  • prowadzenia działań marketingowych (w tym remarketingu), jeśli są stosowane.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.

11. Zabezpieczenia

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

12. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian funkcjonalności Serwisu lub wymogów prawnych. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie.